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i-System 企業營運系統教學

電子發票怎麼開？消費單開立、載具與統編、作廢退款到營業稅媒體申報檔

作者：JamXu更新日期：2026-11-11

電子發票在門市系統裡怎麼運作？先搞懂三個檔案與一個平台

很多門市換成營運系統後，第一個疑問就是「發票要在哪裡開」。改用電子發票後，開立、交付、存證與申報被拆成好幾個環節，各有規定的時限，櫃台、店長和會計要先有一致的理解，才不會漏開、重開或逾期上傳。

依統一發票使用辦法第 7 條，電子發票是營業人以網際網路或其他電子方式開立、傳輸或接收的統一發票，一張電子發票有存根檔、收執檔與存證檔三個檔案：存根檔由開立人自己保存，收執檔交給買受人，存證檔則要傳輸到財政部電子發票整合服務平台。消費者在平台查得到發票、可以對獎，靠的就是那份存證檔。

在 i-System 裡，櫃台看到的是「消費單」，發票是掛在消費單上的一項資訊。本文後面的每一個操作，其實都在回答同一個問題：這筆消費的發票資訊，有沒有正確、準時地留在平台上。

本文依官方在 2026 年 7 月發布的「電子發票開立」「申報媒體檔」「交易紀錄」「退換貨」教學影片整理操作順序，稅務規則則只引用財政部、賦稅署與全國法規資料庫的公開資料。系統畫面可能隨版本更新，實際以你登入後看到的後台為準；i-System 官方網站的模組說明也可以一起對照。

開立前要先設定什麼？稅籍編號、開立模式與發票資料

第一次開發票就卡住，多半不是操作問題，而是設定還沒到位。i-System 的發票設定分散在幾個地方，建議由店長或會計在上線前依下表檢查一遍，再用測試單試開一次。

開立方式、字軌段與主要單據的位置，依本站 2026 年 11 月在 i-System 示範帳號看到的畫面整理，截圖在下方的操作步驟；各設定頁的入口也整理在i-System 企業營運系統教學主題頁。稅籍編號則出現在官方「申報媒體檔」教學中，影片提醒稅籍編號是 9 位數字，要向你的會計師索取，填好之後匯出申報檔時系統才會帶入；示範帳號的營業據點設定沒有看到這個欄位，實際位置以你登入後的畫面為準。

稅籍編號不是統一編號。統一編號是 8 位數字，對外印在發票上；稅籍編號則是營業稅申報資料使用的 9 位數字編號，財政部「營業稅電子資料申報繳稅作業要點」規定的媒體檔格式裡，「申報營業人稅籍編號」就是 9 位數字的欄位。有多間門市或多個開票主體時，每一個主體的稅籍編號都要分別填好，不要整個集團共用一組。

開立模式：會計核實後手動開立

官方「電子發票開立」教學示範的門市，設定為「會計核實後手動開立」：結帳當下不自動開票，由會計或指定人員確認資料後再手動開立，旁白的說法是「不怕誤開」。

影片沒有展示其他開立模式的畫面，所以本文不推測還有哪些選項。選擇哪一種模式，關鍵在於誰對發票內容負責、以及能不能在時限內完成：手動開立給了核對的機會，但也多了一個可能被遺忘的步驟。採用手動模式的門市，最好把「每天下班前開完當天的發票」寫進日結流程。

另外，官方模組說明寫到，啟用「消費單人工完成」的門市，消費單要等服務完成、人工按下「完成」，才觸發扣庫存、開發票、積分與業績。POS 結帳本身的流程，在POS 結帳操作教學有完整說明。

個人、載具還是統編？櫃台結帳時要問客人的三件事

開發票最常出錯的是買受人資訊。官方教學把發票類型分成「個人」「手機載具」「統一編號」三種，櫃台結帳時依序問清楚以下三件事即可：

個人發票：什麼都不用填

影片旁白說「個人發票最簡單，什麼都不用填」。買受人 Email 欄位也可以留空，系統會自動帶入會員的 Email 或手機。如果會員的 Email 和手機兩者都沒有，綠界會拒絕開立，這也是為什麼建檔時把聯絡資料填齊，對開發票也很重要。

手機載具：格式錯誤系統會擋

客人出示手機條碼時，填在「手機載具」欄位。官方教學提示這組號碼「斜線開頭共 8 碼」，打錯系統會擋下來；有掃描器的話，直接掃條碼更不容易出錯。

電子發票實施作業要點第 21 點規定，營業人應具備正確讀取共通性載具的條碼掃描機具或設備，無實體店面且提供線上輸入者除外；買受人以共通性載具索取雲端發票時，營業人不得拒絕。手機條碼就是最常見的共通性載具，櫃台不能以「我們系統不方便」為理由請客人改拿紙本。

同一份要點第 22 點也規定，買受人在交易時以捐贈碼指定捐贈，營業人不得拒絕；教學影片沒有示範捐贈欄位，常有客人捐贈發票的門市，上線前請先確認處理方式。

統一編號：抬頭和統編兩格都要填

客人要拿發票回公司報帳時，填「公司抬頭」與 8 碼的「統一編號」兩格。建議請客人出示名片或統編資料，不要只憑口述輸入。

統編填錯不是小事。依加值型及非加值型營業稅法（以下簡稱營業稅法）第 48 條，統一發票應記載事項未依規定記載或所載不實，除通知限期改正外，按銷售額處 1% 罰鍰（最低 1,500 元、最高 15,000 元）；第二次以後若錯在買受人名稱、地址或統一編號，罰鍰提高為 2%。所以統編寧可多核對一次。

操作步驟：設定電子發票、追蹤待開到匯出申報檔

以下用六個步驟，從開票前的兩項設定、找到消費單，到每天追蹤待開發票、對帳與匯出申報檔；截圖取自 2026 年 11 月的 i-System 示範帳號，只標示位置，沒有變更設定或送出。

步驟 1選擇電子發票開立方式

到「系統設定 → 電子發票」，在「設定對象」選公司預設或個別營業據點，再於「開立方式」選「本地字軌」或「綠界加值中心」。本地字軌由系統自管配號，要先在「統一發票字軌段」配置每期字軌；綠界加值中心則由綠界開立 B2C 電子發票（含載具、統編與捐贈），每間要開票的營業據點各設一組綠界帳號。

步驟 2設定營業據點的主要單據

到「系統設定 → 營業據點管理」編輯門市，切到「結帳與 POS」分頁。「主要單據」可以選統一發票（5% 營業稅）、服務收據（無稅務效力）或不出單據，要開統一發票的門市選第一項再儲存。

步驟 3在消費紀錄找到要開票的那一筆

進入「營業據點營運 → 消費紀錄」，用狀態篩選（全部、處理中、已完成、已取消、已退款）和搜尋框（單號、姓名、手機）找到那一筆消費單。打開明細後，在「發票資訊」區依客人需求填寫並開立，各欄位怎麼填見下一節。

步驟 4到待開發票清掉還沒開的單

「財報管理 → 待開發票」列出還沒開立憑證的消費單，頁首顯示共幾張待開、其中幾張開立失敗。可以依完成時間、營業據點、憑證種類與狀態篩選，建議每天下班前看一次，把待開與開立失敗的單清掉。

步驟 5在營收對帳看未開票差額

「財報管理 → 營收對帳」選好期間後，四張卡片分別是認列營收（消耗）、已開票、差額（未開票）與預收。認列營收是服務消耗、商品與優惠專案使用的金額，不是收到的錢；儲值與專案購買屬於預收，另外列出。

步驟 6按「申報媒體檔」並輸入統編

在同一頁右上角按「申報媒體檔」，系統會請你輸入申報營業人的 8 位數統一編號（與營業據點管理中的「開立公司統編」相同），確認後下載檔案。把檔案交給會計師或匯入報稅軟體，由會計師檢核後申報。

消費單上的發票資訊怎麼填？抬頭、統編、載具與 Email

下面依官方「電子發票開立」與「交易紀錄」教學，說明打開消費單之後的開立流程，示範門市採用「會計核實後手動開立」模式。示範帳號沒有消費單可以開啟，所以這一段以文字說明，實際欄位以你的後台為準。

先確認消費單狀態與明細

打開「消費單明細」後，先看狀態是不是「已完成」，再核對品項、數量、金額與付款方式。金額或品項有誤時，先修正或處理消費單，不要直接開票，否則開出去的發票也會跟著錯。

找到黃底的「發票資訊」區

往下捲動，找到黃底的「發票資訊」區塊。採用「會計核實後手動開立」的門市，這裡會說明確認資訊後按下開立，系統就會開立並以 Email 寄給會員（影片中的門市串接綠界）。

依客人需求填抬頭、統編或載具

個人發票可以全部留空；要報帳就填公司抬頭與 8 碼統一編號；要存手機條碼就填手機載具。按「讀取會員資料」可以帶入這位會員先前存好的發票資料，省去重打。

確認 Email 並存成預設值

買受人 Email 留空時，系統會自動使用會員的 Email 或手機，兩者都沒有就要先請客人補上。客人以後也會用同樣的抬頭或載具時，勾選「同時存為此會員的發票預設值」。

按「開立電子發票」並核對結果

確認無誤後按橘色的「開立電子發票」，系統開立並把發票寄給客人。開立後回到消費單確認發票資訊已更新，有問題當天處理，才不會超過上傳存證的時限。

影片最後特別提醒：「舊系統開過的單，這裡不要重開。」從舊系統轉到 i-System 的門市，轉換期間同一筆消費可能同時存在兩邊，已經在舊系統開過發票的消費單，在新系統再開一次就是重複開立。建議在切換日之前，和會計約定一個明確的分界：哪一天以前的單一律在舊系統處理。

開錯了怎麼辦？作廢、重開與折讓單的差別

發票開出去之後，常見的狀況有三種：資料打錯、退貨或部分退款、換貨。三者在法規上的處理方式不同，櫃台不必背法條，但要知道遇到時該找誰。

寫錯了：作廢後另行開立

統一發票使用辦法第 24 條規定，營業人開立的發票，應記載事項有記載錯誤時，應另行開立；誤寫的發票註明「作廢」，電子發票若已列印證明聯，也要收回註明作廢，並在當期的統一發票明細表註明。也就是說，寫錯不是修改原發票，而是作廢之後開一張新的。

退貨與折讓：看銷售額是否已經申報

第 20 條把退貨與折讓分成「銷售額尚未申報」與「已申報」兩種情況，買受人身分不同，要收回或取得的文件也不同；退款是否跨期，最好讓會計判斷。

電子發票另有第 20 條之 1：開立電子發票後，經買賣雙方合意退回或折讓，應以網際網路或其他電子方式開立、傳輸或接收折讓證明單，存證檔由賣方傳輸到平台。財政部賦稅署的新聞稿進一步說明，自 2025 年 1 月 1 日起，折讓單改由賣方營業人以電子方式開立並依規定時限傳輸存證，2025 年上半年為輔導期，同年 7 月 1 日起逾時傳輸就可能受罰。

電子發票實施作業要點第 9 點也要求，電子發票的開立、更正、作廢、退回或折讓應經買受人同意，營業人要留存同意訊息與證明文件至少 5 年；退款時請客人簽名確認或保留訊息紀錄，就是在留證據。

退款與換貨：系統處理消費單，發票也要同步處理

在 i-System 裡，退款與作廢是從「消費紀錄」的消費單明細開始。官方「交易紀錄」教學中，明細下方有「部分退款」「換貨」與「取消此單」等按鈕，每一種都會連動會員資產與庫存。以下分別說明系統做了什麼，以及發票這一端要記得補上的動作。

部分退款：勾選品項、自動回沖

按「部分退款」後，勾選要退的品項與數量並選擇退款原因；「自動回沖」可選擇退回餘額、點數與庫存，預設全勾。旁白提到超過一定標準需要主管核可，影片未說明門檻，以你們的權限設定為準。

整單作廢：先預覽影響再確認

整張消費單要取消時，按「取消此單」會開啟四步驟精靈：確認、影響預覽、選取原因、完成。影響預覽會列出這次作廢會連動哪些資料，例如療程標記退回、會員點數回沖、優惠券恢復可用；現金款項會顯示為「需手動退款」，系統不會替你把錢退給客人，櫃台要另外完成退款並留下紀錄。旁白也提到每一步都會記入不可竄改的稽核日誌。

門市換貨：當場結清差額

官方「退換貨」教學示範了門市現場換貨：在「門市換貨」視窗選擇客人帶回與換出的品項，系統自動算出差額並選擇補收的付款方式。旁白的說法是「換同價不補錢，有差價自動算補收或退還」。

發票這一端別忘了

上面三種操作處理的是消費單、餘額、點數與庫存。教學影片沒有展示退款或換貨時發票如何連動，所以每一筆退款、作廢或換貨完成後，都要確認原發票已依規定作廢或開立折讓單，換貨也要依第 20 條按掉換的金額處理發票。建議在退款流程最後加上一個檢查點，由會計或店長確認發票狀態，並且留意後面說明的傳輸時限。

上傳時限 2 日與 7 日怎麼算？逾時的罰則

電子發票和紙本發票最大的差別之一，就是開立之後還有「傳輸存證」的義務。營業稅法第 32 條之 1 規定，以電子方式開立電子發票的營業人，應依規定時限把電子發票及相關必要資訊傳輸到財政部電子發票整合服務平台存證，時限由財政部公告。

財政部依此公告的「營業人開立電子發票應傳輸至財政部電子發票整合服務平台存證之資訊範圍及時限表」（刊登於行政院公報 2024 年 12 月 12 日），以及財政部賦稅署 2024 年 12 月 18 日的新聞稿，把時限說得很清楚：

時限表的說明另外註明，存證期間的末日遇到週六、週日、國定假日或其他休息日，不予延長。換句話說，週五開給一般消費者的發票，不會因為遇到週末就多出時間。因不可抗力或不可歸責於營業人的事由而無法如期存證時，可以在事由消滅翌日起算 3 日內，向所在地稽徵機關申請補正時限。

逾時的後果寫在營業稅法第 48 條之 2：未依規定時限或未據實傳輸存證，除通知限期補正外，得處新臺幣 1,500 元以上 15,000 元以下罰鍰，屆期未補正或補正不實者得按次處罰。賦稅署的新聞稿也提到，情節輕微、第一次通知後即依限補正者，可依稅務違章案件減免處罰標準免罰。

所以手動開立模式的門市要盡快完成開立，退款、作廢後的發票處理也不能拖到月底。即使開立與傳輸是透過系統與發票服務商完成，依營業稅法第 32 條之 1，負有傳輸存證義務的仍是開立發票的營業人，建議定期抽查平台上的資料是否完整。

營收對帳：每天、每期核對營收與已開發票

開發票最怕的是漏開，i-System 的「營收對帳」模組就是為了找出這個缺口。目前後台頁面的說明是：比對「認列營收（消耗業績）」與「已開發票」，一眼看出未開票缺口；認列營收是服務消耗、商品與優惠專案使用，不是收到的錢，儲值與專案購買屬於預收，另外計算。頁面下方也提醒，本表只忠實分類記帳，稅務認定以會計師與國稅局規範為準。

從「財報管理 → 營收對帳」進入後，上方可以選擇期間，四張彙總卡片分別是認列營收（消耗）、已開票、差額（未開票）與預收；下方表格依營業據點列出服務消耗、商品、優惠專案使用、認列營收合計、已開票、差額與預收，右上角有「匯出 Excel」與「申報媒體檔」兩個按鈕。官方 2026 年 7 月的教學影片畫面是較早的版本，卡片名稱略有不同，以目前後台為準。

差額不一定代表錯誤。預收的儲值金、尚未完成的療程，或依規定可以免開發票的收入，都可能讓營收和已開票不一致；頁面提醒也寫到，差額可能來自跨期開立或部分開立。差額要逐筆說得出原因，說不出原因的才是需要補開的缺口。建議手動開立模式的門市每天看一次當日差額，每期申報前再由會計完整核對一次。

開票金額和業績若用不同的時間基準，月底數字會對不上；月結時怎麼確認業績與獎金，在人事薪資與排班上系統一文有說明。

營業稅媒體申報檔是什麼？從營收對帳匯出交給會計師

營業稅每 2 個月申報一次。營業稅法第 35 條規定，營業人不論有無銷售額，應以每 2 月為一期，於次期開始 15 日內申報銷售額與應納或溢付營業稅額；使用統一發票者並應檢附統一發票明細表。每期的發票明細，就是會計師申報時要整理的資料之一。

財政部的「營業稅電子資料申報繳稅作業要點」規定，營業人可以用電子資料取代紙本申報資料，銷項營業資料包括發票明細表（含作廢、空白未使用的字軌號碼）、免用統一發票的銷項資料，以及銷貨退回或折讓證明單。這些資料寫成一份固定格式的文字檔，就是常說的「媒體申報檔」。

官方教學的口訣是三步：選期間、輸統編、下載，再交給會計師。影片的說法是把發票一張一張打進報稅軟體的工作，改成按一個按鈕產生檔案，而且作廢和折讓也會自動帶進檔案。實際畫面見前面操作步驟的第 5、6 步：在營收對帳選好申報期間、先看一次差額，再按「申報媒體檔」輸入統編下載。

使用前記得完成前面提到的設定：依官方教學，在門市的發票設定填好 9 位數字的稅籍編號。稅籍編號沒填或填錯，檔案裡每一筆資料的申報單位都會錯，會計師匯入時就會出問題。

媒體申報檔裡有什麼？81 位元組、格式代號與課稅別

多數門市不需要讀懂媒體檔，但知道結構有助於和會計師溝通。營業稅電子資料申報繳稅作業要點規定，營業人進銷項資料檔每一筆紀錄長度為 81 字元，檔名是營利事業統一編號 8 位數字加上副檔名 TXT；檔案在申報前，要先用財政部電子申報繳稅服務網站提供的檢核程式做前端審核。

格式代號用來區分憑證種類。依作業要點，一般稅額計算的營業人，銷項的電子發票使用格式代號 35，電子發票的銷貨退回或折讓證明單使用格式代號 33；作廢的發票以課稅別 F 標示，空白未使用的號碼以課稅別 D 標示。開給一般消費者的連續號碼銷項資料，作業要點也允許彙加申報。

這也是為什麼前端審核很重要。檔案由系統產生，但它要經過財政部檢核程式的檢查才能申報；檢核出現異常時，不要自己修改文字檔，應回到系統或請會計師確認原始資料，從源頭修正後重新匯出。

每期申報前的檢查清單：門市與會計怎麼分工

把前面的內容整理成一張檢查表：門市負責每天的資料正確，會計負責每期的彙整與申報，兩邊都做到位，發票與申報才不會在最後一刻出問題。

導入建議：用一期的資料試跑發票與申報流程

電子發票的流程跨越櫃台、店長與會計，最好的驗收方式是用一個完整的情境試跑一次。可以挑一個空檔，用測試會員與測試單依序完成以下情境：

1. 個人發票：會員有 Email，抬頭留空開立，確認發票通知寄達。
2. 手機載具：輸入一組格式錯誤的條碼，確認系統會擋下，再用正確條碼開立。
3. 統一編號：填公司抬頭與統編開立，並勾選存為會員預設值，下次消費確認可一鍵帶入。
4. 部分退款：退一個品項，確認餘額、點數與庫存回沖，並由會計處理該張發票。
5. 門市換貨：換一件價格不同的商品，確認差額計算與發票處理方式。
6. 營收對帳：選擇試跑期間，確認認列營收、已開票與差額，逐筆解釋差額。
7. 媒體申報檔：匯出檔案交給會計師，用財政部檢核程式做一次前端審核。

試跑時發現的問題，多半來自設定或分工，例如稅籍編號沒填、開立模式沒人負責、退款後沒人處理發票。正式上線前把這些問題修好，比申報前一週才發現要輕鬆得多。廣告費這類支出端的稅務問題則是另一個主題，可以參考Meta 廣告費報稅的整理。

模組要怎麼挑選、哪些角色可以開票或退款，可以先看i-System 模組規劃與角色權限；舊系統的會員、商品與未結餘額要怎麼整理後匯入，則參考上線前的資料準備清單。

如果你的門市有多個開票主體、同時經營門市與電商，或需要一併規劃 POS、會員與財務對帳，我們的ERP 系統導入服務可以協助盤點流程、整理門市與會計的分工規範，也歡迎直接與我們聯絡討論。