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人事薪資與排班怎麼上系統？從簽核、班表到月結

作者：JamXu更新日期：2026-10-08

人事薪資與排班上系統，到底是把哪些工作串起來？

很多公司說要「把人事上系統」，想的其實是不同的東西：有人要手機打卡，有人要線上請假，會計要薪資自動算好。真正花時間的是它們之間的交接：班表排錯，打卡就判定成遲到；請假單沒簽完，月底不知道該不該扣薪；加班沒有核准紀錄，月底只能翻聊天紀錄確認。

所以系統的核心，是讓同一筆資料只輸入一次，再一路往下游流動：班表決定該上什麼班，打卡記錄實際上了多久，簽核把例外正式化，月結再依規則換算成薪資單。

用這張表檢視目前的做法，很快就能找到斷點：班表在群組、打卡在打卡鐘、請假用紙本、薪資在試算表。每個斷點都是一次人工抄寫與出錯機會；上系統，就是把斷點接起來並留下可查核的紀錄。

這篇文章是 i-System 企業營運系統教學主題頁中「人事與薪資」一節的深入版。主題頁整理了後台選單；本文逐段說明要設定與檢查什麼，以及台灣法規如何影響系統設定。

上系統前先對齊法規基準：工時、休息與輪班

系統只會照設定去算，設定錯了，算得越快錯得越多。打開後台之前，先用下表確認公司的工時制度與法規一致。

以上條文都可以在全國法規資料庫的勞動基準法全文查到原文。公司的特殊約定（例如經勞資會議同意的延長工時上限）也要另外記下。

變形工時：先確認公司是否適用

勞基法另有二週、四週與八週的變形工時，只適用於中央主管機關指定的行業，且需經工會或勞資會議同意。不在指定行業內，就不要在系統套用變形工時規則；若適用，例假與休息日的計算方式也不同，應先向主管機關確認。

第一步：把公司規則整理成一份設定清單

設定項目很多，順序弄錯會一直返工。原則是先設定「時間的基準」，再設定「人的規則」，最後才是「錢的計算」：

1. 行事曆與國定假日：建立當年度國定假日與公司休假日，作為排班與加班費判斷的基準。
2. 班次模板：把實際的班別（早班、晚班、半天班、外勤班）建成模板，寫清楚上下班與休息時間。
3. 打卡點與出勤方式：決定在哪裡、用什麼方式打卡，以及外勤與在家工作怎麼記錄。
4. 加班與補休規則：依上班日類型設定加班費的分段計算，以及補休的換算與期限。
5. 假別設定：建立法定與自訂假別的天數、給薪方式與證明文件。
6. 簽核流程：決定每種申請要誰簽、簽幾關。
7. 薪資項目：建立底薪、津貼、獎金與扣款項目，設定每位員工的金額與勞健保投保資料。

以 i-System 企業營運系統為例，人事管理的「設定」分區就包含簽核流程、班次模板、行事曆／國定假日、打卡點、加班規則、補休規則、假別與薪資項目；官方列出的人資模組涵蓋打卡、班表、加班、補休、假單、薪資、出差與請款，也有不含 POS 的「純 HR」組合。其他系統名稱不同，但要設定的東西大同小異。

設定清單要有「負責人」與「依據」兩個欄位

用一張表管理所有設定，每列寫下項目、公司規則、對應法條或規章、負責人與確認日期。導入時它是工作清單，上線後是規則的唯一版本：法規修正或制度調整，都先改這張表再同步到系統。

如果你還在評估要導入哪些模組、人事要不要和 POS 或進銷存一起上，可以先看i-System 模組怎麼規劃，用營運流程盤點決定導入範圍；員工的基本資料要怎麼整理、怎麼試匯，則可以參考上線前如何準備會員、商品與員工資料。

班表怎麼排？班次模板、批次排班與班表審核

班表錯了，打卡判斷、加班時數與倍率都會跟著錯。系統排班通常分三個動作：建立班次模板、批次產生班表、主管審核與微調。

班次模板：一個班別只建一次

班次模板記錄一個班別的上下班時間、休息時間與實際工時，例如「09:00–18:00、休息 60 分鐘、實際工時 8 小時」。早班、晚班、半天班各建一個模板，改一次就全部套用。要特別注意休息時間：休息不算工時，模板扣錯，工時就會跟著錯。

批次排班：用每週規則一次產生整個月

先選員工與日期範圍，再為週一到週日指定「上班、休息日、國定假日或例假日」與班次模板，就能一次產生整個月的班表。好的工具還能依行事曆自動套入國定假日，並跳過已排好的日期，避免覆蓋手動調整。

每週規則要分清「例假」與「休息日」：休息日經勞工同意可出勤並給付加班費；例假原則上不得出勤，只有天災、事變或突發事件才能停止假期，且工資加倍並事後補假。只寫「休假」，月底就無法正確計算。

班表審核：發布前的五項檢查

班表產生後，先由主管審核再發布給員工。審核時建議逐項確認以下幾點，任何一項不符合，都應在發布前調整：

• 每位員工在每七日週期內都有例假與休息日，且沒有連續工作超過六日
• 輪班員工換班時，前後兩個班之間至少間隔連續 11 小時
• 國定假日已依行事曆標示，需要出勤的人已事先徵得同意
• 每日排定的工時加上可能的加班，不會超過一日 12 小時
• 人力配置符合營業需求，請假已核准的人沒有被排班

班表發布後要調整，也走系統的換班或「排班外支援」申請，不要私下口頭交換，打卡與班表才對得起來。

打卡與出勤紀錄：記到分鐘、保存五年

出勤紀錄是薪資計算的依據，也是勞動檢查時最常被調閱的資料。依勞動基準法第 30 條，雇主應置備勞工出勤紀錄並保存五年，出勤紀錄應逐日記載至分鐘為止；勞工申請出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕。施行細則第 21 條也說明，出勤紀錄可以用簽到簿、刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識或電腦出勤紀錄系統等工具記錄，因勞動檢查需要或勞工申請時，應以書面提出。

勞動部也曾說明，手機打卡、網路回報、通訊軟體等工具，只要能核實記載出勤時間，都可以作為出勤紀錄；前提是紀錄完整、可查核、可列印。

選擇打卡方式：依工作場所決定

i-System 官方網站說明其 HR 打卡支援 GPS、Wi-Fi 與 QR 三種模式，並可跨群組打卡與在家打卡。不論使用哪一套系統，定位與裝置資訊都屬於個人資料，導入前應讓員工知道蒐集的目的與範圍，並只讓需要的人看得到。

打卡異常要當天處理

忘記打卡、時間與班表差太多、在非指定地點打卡，都是常見異常。設定每日提醒，由員工當天或隔天提出補卡、主管核准；累積到月底，已經沒人記得實際情況。補卡申請本身也是說明手動修正的紀錄。

另外，打卡紀錄不等於加班時數，但員工確實在工作，就應依實際情況處理。穩妥的做法是把「打卡時間」與「核准的加班時數」分開記錄，並要求提出加班申請，由主管確認工作內容。

請假與簽核：假別設定、簽核關卡與法規修正

每種假別的天數、給薪方式與證明文件都不同，假別設定寫對了，申請時才不會超額，月結也能自動判斷扣薪。

法規修正後，記得更新系統的假別設定

假別天數不是一成不變的。勞動部 2026 年 9 月 29 日的新聞稿說明，修正後的《勞工請假規則》將婚假由 8 日延長為 14 日，自 2026 年 10 月 1 日生效，新增的第 9 至第 14 日工資，雇主依法給付後可向勞保局申請補助。系統內建的預設假別不一定會即時更新，法規修正時，應由人事負責人逐一檢查假別天數、給薪方式與適用期間，並在設定清單中記錄修改日期。

另一個常被忽略的修正是普通傷病假的保障。依現行《勞工請假規則》第 9-1 條，勞工一年內請普通傷病假未超過 10 日者，雇主不得因此給予不利處分。同規則第 9 條也規定，婚假、喪假、公傷病假與公假等情形，不得視為缺勤而影響全勤獎金。請其他普通傷病假時，全勤獎金的扣發也應按請假日數依比例計算（雙方有更優的約定除外）。若公司的全勤獎金規則是「只要請假就整筆不發」，導入系統時就要依假別分開設定，避免系統自動做出違法的扣發。

簽核關卡怎麼設計

關卡太少，主管不知道誰請了假；關卡太多，申請卡在半路。實用的設計原則是：

• 一般請假、補卡由直屬主管簽一關，當天就能完成
• 多日長假或影響排班的申請，再加簽部門主管或人事
• 加班由安排工作的主管核准
• 每一關都設定代理人，主管休假時申請不會卡住
• 保留申請人、核准人與時間，作為查核依據

有些系統支援在通訊軟體中直接簽核，例如 i-System 官方網站列出 LINE 一鍵簽核（簽核、補打卡、轉請購），月底的待簽核會少很多；但核准前仍應確認日期、時數與假別。

特別休假怎麼算？年資級距、結算與告知

特別休假（特休）是員工權益中最常引起爭議的一項，因為它牽涉年資計算、年度結算與未休工資。依勞動基準法第 38 條，勞工在同一雇主繼續工作滿一定期間，應依年資給予特休：

先決定特休年度怎麼算

依勞動基準法施行細則第 24 條，特休可以在勞雇雙方協商的期間內行使，常見有三種：以到職日起算的週年制、每年 1 月 1 日到 12 月 31 日的曆年制，或公司會計年度等約定年度。系統設定時必須選定其中一種，因為「年度終結」的日期會決定什麼時候要結算未休的特休。採用曆年制時，新進員工的特休日數換算方式（例如按比例計算）最好事先與員工說明清楚，並寫進設定清單，確保換算結果不少於依年資應給的日數。

系統要幫你做的三件事

• 告知：雇主應於勞工符合特休條件之日起 30 日內，告知勞工排定特休（施行細則第 24 條）
• 結算：年度終結或契約終止而未休的日數，雇主應發給工資；經雙方協商可遞延至次一年度，但次一年度終結仍未休的部分要發給工資（勞基法第 38 條）
• 記錄：每年特休的期日與未休日數所發給的工資，應記載於工資清冊，並每年定期以書面通知勞工（勞基法第 38 條）

依施行細則第 24-1 條，未休工資按未休日數乘以一日工資計發；月薪制的一日工資，是年度終結前最近一個月正常工作時間工資除以 30，並於約定工資給付日或年度終結後 30 日內發給。勞動部也提醒，除協商遞延的日數外，不論未休原因為何都應結清。

在系統裡，這通常對應「特休年度結算」：列出每個人的可休、已休與未休日數，由人事確認遞延或折算，再帶入當月月結。建議在年度終結前一到兩個月先預覽一次，提醒主管安排休假。

加班費與補休：系統一定要算對的三件事

加班費是最需要逐筆驗證的計算，系統必須正確處理三件事：

第一件事：平日每小時工資額

月薪制員工的加班費，以「平日每小時工資額」為基礎。勞動部說明，實務上以月薪除以 30 推計一日工資，再除以 8 得出平日每小時工資額，這個算式符合規定；例如月薪 36,000 元，除以 30 得到每日 1,200 元，再除以 8 即為每小時 150 元。勞動部出版的新手雇主指南也提醒，這裡的月薪不以底薪為限，員工在正常工作時間內因工作獲得的報酬都應計入，但不含加班費本身。

這代表系統的薪資項目要正確標記「是否計入工資」：因工作而固定發給的職務津貼等，通常要計入；勞基法施行細則第 10 條列舉的年終獎金、三節節金、差旅費等給與則不屬於經常性給與，要依項目性質逐一判斷。如果某個應計入的津貼漏標，系統算出來的時薪就會偏低，每一筆加班費都會少算。

第二件事：加班當天是什麼日子

同樣是週末上班，日期類型不同，加班費就完全不同。休息日出勤的時數，依勞基法第 36 條也要計入每月延長工時上限。

第三件事：分段倍率與小數

平日加班前 2 小時加給三分之一，也就是原本時薪的 4/3 倍；有些人習慣寫成 1.33 倍，但 1.33 小於 4/3，長期下來會少付。系統設定時，建議直接用分數計算，或採用不低於法定標準的倍率（例如 1.34 倍），並在月結時檢查四捨五入的位置。勞動部的新手雇主指南也提醒，不可以規定加班未滿半小時或一小時就不計加班費。

一個示意算例

以下數字僅為示意：月薪 36,000 元、沒有其他工資項目的員工，平日每小時工資額為 150 元。某上班日工作 8 小時後經核准加班 3 小時：前 2 小時每小時 200 元（加給三分之一），共 400 元；第 3 小時 250 元（加給三分之二）。當天加班費合計 650 元。把這類算例做成測試資料逐筆核對，是最可靠的驗證方式。

補休：選擇權在勞工

依勞動基準法第 32-1 條，勞工加班或休息日出勤後，可依意願選擇補休並經雇主同意，補休時數依工作時數計算；期限由雙方協商，屆期或離職仍未補休的時數，應依加班當日的工資標準發給。施行細則第 22-2 條另規定補休依發生先後抵用，期限最晚為特休約定年度的末日，未補休工資於約定給付日或屆期後 30 日內發給。

系統的補休規則因此要能設定換算方式、期限、到期提醒，以及到期轉為加班費。勞動部在修法說明中也強調，加班換補休的選擇權在勞工，補休期限可以約定但不得無限遞延，到期未休仍應依標準給付工資。

月結薪資怎麼跑？從關帳到發放的五個步驟

前面每一段都做對，月結只是確認；任何一段沒做完，月結就變成大量人工核對。以 i-System 為例，月結薪資分成五個步驟：

1. 選擇月份：開啟要結算的月份。
2. 確認加班與補休：檢視核准的加班時數與補休選擇。
3. 確認業績獎金：依獎金規則確認變動項目。
4. 產生薪資單：計算應發、應扣與實發金額。
5. 審核與發放：由負責人審核後發放，員工可在系統中查詢自己的薪資單。

月結前的關帳檢查清單

• 待簽核數量為零：請假、加班、補卡與排班外支援都已核准或退回
• 打卡異常已處理：沒有未補登的缺卡，曠職與遲到都已確認
• 人員異動已更新：新進、離職、調薪、留職停薪的日期與金額正確
• 勞健保與勞退已核對：投保薪資等級與異動日期正確，雇主提繳的勞工退休金不低於每月工資 6%
• 特休與補休：年度結算或到期轉現金的項目已帶入本月
• 變動獎金已確認：業績、介紹獎金等數字已由主管核可

依《勞工退休金條例》第 14 條，雇主提繳的退休金不得低於勞工每月工資 6%，勞工可另在 6% 範圍內自願提繳，勞動部宣導資料亦同。勞保與健保自付額依投保薪資分級與法定比例計算，費率與分級表會隨公告調整，系統參數要定期確認。

核對最低工資

月結時也要確認每位員工的工資不低於最低工資。依勞動部公告與行政院說明，2026 年 1 月 1 日起每月最低工資為 29,500 元、每小時最低工資為 196 元。系統可以設定提醒：底薪加上經常性津貼若低於這個金額，就在月結時標示出來。部分工時員工則以每小時最低工資檢查。

薪資單要列哪些項目？明細、清冊與保存

薪資單也是法定文件。依勞動基準法第 23 條，雇主發放工資時應提供工資各項目計算方式明細，並置備勞工工資清冊，記入發放工資、各項目計算方式明細與工資總額等事項，工資清冊應保存五年。

施行細則第 14-1 條進一步列出明細必須包括的四項內容：勞雇雙方議定的工資總額、工資各項目的給付金額、依法令規定或雙方約定得扣除項目的金額，以及實際發給的金額。明細可以用紙本、電子資料傳輸，或其他勞工可以隨時取得並列印的方式提供。

勞動部的新手雇主指南建議，薪資單最好也列出特休與加班補休的可休、已休、未休日數或時數，以及屆期未休折發的工資，讓員工自己就能核對。

導入時程範例：從試用到第一次正式月結

人事系統每個月只完整跑一次，驗證機會很少，第一次月結出錯就影響全體員工。因此建議至少一個月「新舊並行」：舊方法照常算薪，新系統同步跑一次，逐筆比對、差異都找出原因後才切換。

人數多或據點多的公司，可以先從一個部門或一間門市開始。i-System 官方網站目前標示 30 天免費試用、不綁信用卡，可用來完成前四週的設定與測試；正式方案與費用以官方當期年繳方案為準。

測試算例要涵蓋哪些情境

• 平日加班 1 小時、2 小時與 3 小時，確認分段倍率
• 休息日出勤 2 小時以內與超過 2 小時
• 國定假日經同意出勤，以及國定假日剛好落在休息日
• 請事假、普通傷病假各半天，確認扣薪與全勤獎金
• 選擇補休後到期未休，確認自動轉為加班費
• 年資剛滿半年與剛滿一年的員工，確認特休日數

常見錯誤與避免方式

這些錯誤多半不是系統的問題，而是規則沒先整理、或省略了驗證。做好設定清單、測試算例與新舊並行，多數問題都能在上線前發現。

下一步：把人事流程接進整體營運系統

人事系統穩定後，可以再和其他營運資料串接：排班對照營業額、業績獎金取自 POS 銷售紀錄、預約依班表開放時段。前提是人事資料本身已經正確。

想了解整套系統的學習路線，可以回到 i-System 企業營運系統教學，依序閱讀開通試用、角色權限、POS、進銷存與財報等章節；規劃導入範圍時，先用營運流程盤點的方法選擇模組，員工與歷史資料則依照資料匯入前的準備清單整理。如果希望有人協助盤點人事規則、設定系統並安排新舊並行，也可以了解分享家的 ERP 系統導入服務。