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Sharing AI 架站平台教學

網站的帳號與擁有權怎麼管？網域、架站平台、GA4 與 Search Console 權限清單

作者：JamXu更新日期：2026-11-06

網站帳號出問題，通常發生在這三個時刻

網站上線時，很少有人記下網域是誰買的、GA4 掛在誰的 Google 帳號底下。幾年之後，問題通常在三種時刻浮現：

• 負責的同事離職：網域註冊商的登入信箱、GA4 唯一的管理員，都是這位同事的個人帳號，人走了，帳號也跟著走了。
• 外包或代理商合作結束：網站是廠商代為申請的，平台帳號、網域甚至追蹤代碼都在廠商名下，要換人維護時才發現拿不回來。
• 公司異動：負責人更換、公司更名、部門合併或品牌轉讓，原本的帳號沒有人知道密碼，續約通知也寄到已經沒人看的信箱。

這些情況的共同點是：網站還在正常運作，所以沒有人發現控制權早就不在公司手上。直到要改網域設定、續約、看報表或換廠商，才發現沒有人能登入，或只能透過離職的人才能處理。

要避免這種局面只需要兩件事：一份記錄網站資產由誰持有的清單，以及人員進出時固定的開關權限流程。以下依序說明盤點、分配、交接，以及失去權限時的官方救回管道。

先分清楚：擁有權、管理權與使用權

談網站帳號時，很多人把「有密碼」當成「擁有」。其實每一項網站資產都至少有三層控制權，分開來看，才知道哪一層一定要留在公司手上：

三層之中，擁有權最難救回，管理權次之，使用權最容易調整。所以安排的順序是由上往下：擁有權一定登記在公司名下，管理權至少握在兩位內部人員手上，使用權再依工作需要發給其他人。外包廠商可以拿到很高的使用權，但不應該是唯一的管理者，更不應該是擁有者。

還要留意帳號本身：GA4、Search Console 和代碼管理工具都用 Google 帳號登入，若這個帳號是員工的私人 Gmail，就算角色是管理員，帳號的去留仍由他個人決定。

一個網站背後有哪些帳號？先列出資產清單

多數公司以為網站只有「網站後台」一個帳號，實際上一個正式營運的官網，背後通常牽涉十個以上的帳號。可以照下表逐項確認，自己公司用到的打勾：

這份清單不必一次填完，但每一列都要能回答「誰是擁有者」。答不出來的那一列，就是目前最大的風險。網域與 DNS 的細節，可以參考網域名稱的註冊與續約注意事項與自有網域綁定教學；社群帳號的備援方式則整理在官網與社群的分工一文。

把清單變成「網站資產清冊」：欄位與填法

列出資產之後，下一步是把它整理成一份固定格式的清冊，放在公司共用的位置，讓負責人換人時也找得到。建議每一項資產都填下面這些欄位：

有兩件事不要寫進清冊。第一是密碼本身：清冊只記錄「誰有權限」，密碼要放在公司的密碼管理工具，不要放在共用試算表或聊天群組裡。第二是驗證碼、備用碼這類一次性的救援資料，它們應該由最高權限人員各自保管，存放位置寫在清冊即可。

清冊用試算表或內部文件都可以，重點是有指定的維護人，人員或廠商異動時就更新。架站前若已經在寫需求文件，也可以把清冊當成交付清單的一部分，做法可參考網站需求書的寫法。

五條擁有權原則：開帳號之前先決定好

清冊是盤點既有的狀況，原則則是避免新的問題產生。不論是新網站上線、新增一個工具，還是請新的廠商協助，開帳號之前都先用這五條檢查一次：

1. 以公司名義登記擁有權：網域註冊人填公司全名，架站平台、商家檔案、廣告帳戶的擁有者是公司持有的帳號，而不是承辦人或廠商的個人帳號。
2. 每人一個帳號，不共用密碼：同事和廠商各自用自己的帳號加入，事後才分得出誰做了什麼，也能單獨移除某一個人。
3. 最高權限至少兩位：每一項資產都要有兩位以上公司內部的人具備最高權限，其中一位不能聯絡時，另一位仍能處理。
4. 依工作給最低必要權限：只看報表的人給檢視權限，只改內容的人給內容編輯，需要時再升級，用完就降回來。
5. 帳單與通知留在公司：付款方式用公司卡，續約與安全通知寄到公司的群組信箱，不寄到個人信箱。

第三條最常被忽略，卻是官方文件反覆提醒的重點。Google 在代碼管理工具的使用者權限說明中寫道，如果只指派一位團隊成員為帳戶唯一的管理員，萬一他更改角色，你可能會進不了帳戶，因此務必設有至少兩個有效的管理員帳戶，並確認帳戶由機構內的人員管理，而不是外部代理商或顧問。Meta 的商業帳號安全中心也建議，讓一位以上的人擁有商業資產組合的完整控制權。

GA4 與代碼管理工具各角色的差異，在GA4、GTM 設定教學中有完整的對照表，這裡不再重複。

最高權限帳號怎麼保護？兩步驟驗證與復原資訊

把管理權分給兩個人之後，這兩個帳號就成了整個網站的鑰匙，要比一般帳號保護得更嚴密。以 Google 帳號為例，可以從三個地方著手：

• 開啟兩步驟驗證：登入時除了密碼，還要通過第二道驗證。Google 也支援密碼金鑰，用裝置本身驗證身分，避免密碼外洩後被直接登入。
• 產生並保管備用碼：依 Google 帳戶說明，遺失手機、更換電話號碼或無法收到驗證訊息時，可以用備用碼完成第二個步驟。備用碼要存放在只有本人拿得到的地方。
• 檢查復原信箱與電話：公司帳號的復原信箱不要設成某位員工的私人信箱，電話也要是公司能掌握的號碼。

同樣的原則也適用於網域註冊商、架站平台與社群帳號：能開兩步驟驗證的都開，能設多位管理者的都設。最高權限帳號若被盜，對方可以把其他管理員全部移除，這時連「至少兩位」的安排也救不了你，所以保護帳號本身和分散權限一樣重要。

盤點時也把登入方式記進清冊。用某位員工個人的 LINE 或 Google 帳號登入的最高權限，對方離職後公司無法接手，要優先規劃轉移。

Sharing AI 後台：四種角色怎麼分

用 Sharing AI 架站平台建立網站時，後台的人員管理集中在「團隊協作管理」。依 2026 年 11 月的後台畫面，成員分成四種角色，每種角色可以使用的功能如下：

這個分法有一個值得注意的細節：表單留言只有內容主管以上看得到。表單留言通常含有訪客的姓名、電話與需求，外包的設計或文案人員給「內容編輯」就足以完成工作，不需要接觸這些個人資料。表單本身的設計與通知設定，可以參考網站表單的設計方式。

擁有權轉移是擁有者專屬的功能，管理員無法代為操作。因此網站一開始由誰建立就很重要：如果當初是外包廠商或某位員工用自己的帳號建立網站，就要請目前的擁有者把網站擁有權轉移給公司持有的帳號，再把原本的人調整成適當的角色或移除。依 Sharing AI 的更新記錄，網站擁有者轉移與邀請 7 天過期機制都在 2026 年 4 月加入。

操作步驟：在 Sharing AI 盤點團隊成員與調整權限

下面的步驟用來定期盤點 Sharing AI 網站的成員，也適用於新人加入或有人離職的時候。整個流程大約 10 分鐘，操作需要管理員以上的角色。

步驟 1開啟團隊協作管理

登入 Sharing AI 後台，點右上角的齒輪圖示，在選單中選擇「團隊協作管理」，就會進入「團隊協作」頁面。

步驟 2先看角色權限比較表

按頁面右上方的「角色權限比較」，表格會列出內容編輯、內容主管、管理員與擁有者四種角色，各自能使用哪些功能。調整任何人之前，先確認每個角色的界線。

步驟 3逐一核對成員與角色

回到「團隊成員」分頁，對照資產清冊檢查每一位成員：是不是還在職或仍在合作、角色是否超過工作需要。擁有者會以標籤標示，加入時間可以幫你找出很久以前加入的帳號。

步驟 4用最低必要角色邀請成員

需要新增人員時，按「邀請成員」，輸入對方的 Email，角色先選工作上夠用的最低一級，例如只編輯內容的人選「內容編輯」。邀請 7 天後會自動過期，過期後可以在列表中重新寄信。

步驟 5確認待確認的邀請

切換到「待確認邀請」分頁，查看還沒接受的邀請。寄錯對象或已經不需要的邀請，在這裡處理掉，不要讓它一直留著。

步驟 6調整角色或移除成員

角色不再符合工作內容時，直接在角色欄改成較低的角色；已離職或合作結束的人，按該列右側的「⋮」選擇「移除成員」。移除前先確認對方負責的頁面與表單已經有人接手。

步驟 7用異動記錄核對最近的修改

從左側選單打開「異動記錄」，在「操作者」欄位篩選特定成員，查看他最近修改了哪些頁面、區塊或文字檔。離職交接或發現異常時，這份紀錄能告訴你要檢查哪裡。

新同事或外包加入時：開權限的固定流程

權限問題多半不是一次造成的，而是每次「先開給他再說」累積出來的。替開權限建立一個固定流程，事後的盤點就輕鬆很多：

1. 提出需求：由需求單位說明誰要加入、要做什麼工作、需要哪些工具、預計合作到什麼時候。
2. 決定角色：網站負責人對照資產清冊，替每項工具選出最低必要的角色。
3. 用對方自己的帳號邀請：不建立共用帳號，也不把公司帳號的密碼交給對方。
4. 更新清冊：在每項資產的「其他使用者」欄寫下姓名、角色與預計結束日。
5. 設定檢查日：外包案在合約結束日、短期支援在任務完成時，安排一次權限回收。

外部人員的權限最容易被遺忘。一個簡單的做法是在清冊上替所有外部人員標上結束日，每月看一次有沒有已經過期卻仍在名單上的人。合作結束卻沒移除的帳號，等於在公司外面留了一把鑰匙。

如果委託的是 SEO 廠商，各平台應該給到哪一級、合約要寫哪些條款，在SEO 公司怎麼選中有逐項的權限表與交接步驟；Search Console 的角色差異則可參考Google Search Console 使用教學。

員工離職：權限回收的順序與時間表

離職交接最常犯的錯，是在最後一天才想到帳號，或反過來，人一離開就把帳號直接刪除，結果連帶刪掉公司資料。比較穩妥的順序是：先轉移擁有權與資料，再降低權限，最後才移除帳號。可以依下表安排：

公司信箱的處理要特別小心。以 Google Workspace 為例，官方說明提醒，刪除使用者時未轉移的資料都會被刪除，如要轉移已刪除使用者的資料，必須在刪除後 20 天內完成；想保留資料，可以先將使用者停權。管理員也可以在員工離職時，把他擁有的雲端硬碟檔案轉移給其他同事。

還要記得，許多平台帳號是用這個信箱註冊的。信箱一刪除，綁在上面的帳號就收不到重設密碼的信。所以順序一定是先把各平台的登入信箱或擁有者換掉，最後才處理信箱。

外包合作結束：網站相關資產怎麼收回

外包結束和員工離職的差別，在於很多資產可能一開始就不在公司名下。交接前先用資產清冊和廠商逐項確認「目前登記在誰名下」，再分三類處理：

• 已在公司名下的：只要移除廠商的使用者權限、更換共用過的密碼即可。
• 在廠商名下但可以轉移的：請廠商把擁有權轉給公司帳號，例如架站平台的網站擁有者、商家檔案的主要擁有權、GA4 資源的管理員。
• 需要正式文件才能變更的：網域註冊人屬於這一類，需要依註冊機構的程序辦理。

網域是最需要提早處理的一項。依 TWNIC 常見問題，網域要從一家公司轉給另一家公司時，需要向原受理註冊機構索取申請單，由新舊雙方用印並附上證明文件。如果廠商的配合度不高，這個程序會拖很久，所以合約裡最好一開始就寫明網域以公司名義註冊。詳細規則可以參考網域名稱的註冊與續約注意事項。

也要一併收回網站架構、後台操作說明、追蹤代碼清單與 DNS 記錄說明。交接完成的標準，是新的維護者不用問舊廠商也能繼續工作。設計稿與文案的著作權歸屬，則要回頭看合約，相關說明在網站需求書的交付章節。

權限救回：管理員已經不在了怎麼辦？

如果狀況已經發生，例如唯一的管理員離職失聯、廠商不再回應，也先別急著重建。多數 Google 工具都有讓真正的擁有者取回權限的管道，前提是你能證明自己控制這個網站或網域：

Search Console：自己驗證，再移除舊的擁有者

依 Search Console 的使用者與權限說明，每項資源都必須有至少一個已驗證擁有者。能修改網站或 DNS 的人，可以自行完成擁有權驗證；接管之後，就能移除原先擁有者的驗證權杖，取消對方的驗證狀態。要注意，只移除使用者還不夠，若沒有刪除對方的權杖，遭移除的擁有者可能重新驗證取回存取權，所以要到「使用者和權限」頁面的「未使用的擁有權權杖」一併清除。

Google Analytics：用 analytics.txt 證明網站屬於你

依 Google Analytics「沒有人擁有管理員權限」說明，帳戶擁有者需要證明目前傳送資料的網站為自己所有：在頂層網域放一個 analytics.txt 檔案，內容依官方提供的格式寫明要新增的 Email 與評估 ID，再填寫官方表單。必須證明帳戶中按網站網址識別出的所有網站都屬於你，否則無法授予存取權；帳戶若連結了 Google Ads 或 AdSense，也要證明擁有這些帳戶。

使用 Sharing AI 的網站，可以在「設定 → 文字檔管理」新增自訂文字檔，前台會以純檔案形式輸出在網站根目錄；網站不能上傳檔案時，官方也接受在網頁加上同樣內容的中繼標記。

代碼管理工具：沒有管理員時，容器會被刪除

代碼管理工具的情況比較嚴峻。上述 GA 說明寫明，目前不受理代碼管理工具的恢復權限申請；而代碼管理工具的說明則指出，帳戶或容器沒有管理員時，系統會自動予以刪除，擁有讀取權限的剩餘使用者可以在 30 天內從垃圾桶匯出資訊，再匯入由公司成員擔任管理員的新帳戶；如果沒有人有讀取權限，就只能重新設定網站的代碼。這也再次說明了「至少兩位管理員」的必要。

Google 商家檔案：提出擁有權要求

商家檔案被前員工或舊廠商持有時，可以在商家檔案的新增頁面搜尋自己的商家，選擇「要求存取權」並填寫表單。依 Google 商家檔案說明，目前的擁有者有 3 天可以回應；3 天後沒有回應，你可能可以選擇聲明擁有權並完成驗證。新加入的擁有者或管理員需要等候 7 天，才能轉移主要擁有權或移除其他使用者，交接時要把這段時間算進去。

網域與架站平台：準備公司證明文件

網域以註冊資料上的註冊人為準。註冊人是公司、但登入帳號在前員工手上時，可以依註冊商的程序提供公司證明文件取回帳號；註冊人登記錯誤時，則要辦理所有權變更。Sharing AI 網站可以先確認團隊中是否還有其他擁有者或管理員，必要時聯絡平台客服，依指示準備證明文件。

每季一次的權限稽核清單

資產清冊建好之後，最怕的是沒人維護。建議每季安排 30 分鐘，由網站負責人照下面的清單逐項核對，並在清冊上更新「最後檢查日」：

• 每項資產的擁有者，仍是公司持有的帳號嗎？
• 每項資產都還有至少兩位在職、可以聯絡的最高權限人員嗎？
• 使用者名單中，有沒有已離職的同事或已結束合作的廠商？
• Search Console 的「未使用的擁有權權杖」是否已清空？
• 網域、架站方案、付費授權的到期日都在清冊上，續約提醒也設好了嗎？
• 註冊商、平台的聯絡信箱與付款方式，仍是公司的群組信箱與公司卡嗎？
• 最高權限帳號都開啟兩步驟驗證，備用碼仍有人保管嗎？

核對 Sharing AI 網站時，可以順便打開異動記錄，看看最近一季有哪些人修改了網站，和清冊上的人員是否一致。出現陌生的操作者，或離職者仍有操作紀錄，都要立刻追查。

下一步：從一張清單開始

如果你的網站已經營運一段時間，最實際的第一步，是今天就把本文的資產清單印出來，逐項寫下目前的擁有者。很可能會發現幾項答不出來，或只掛在一位同事身上，那就是要優先處理的項目。先補上第二位管理員，再規劃把擁有權轉回公司名下。

準備架設新網站的話，從第一天就用公司帳號建立網站、網域與各項工具，事後就不必補救。Sharing AI 架站平台的其他操作，可以在 Sharing AI 架站平台教學中找到；想了解平台方案與功能，可以參考 Sharing AI 架站平台。如果需要協助盤點既有網站的帳號，或規劃網站的建置與交接，歡迎與我們聯絡。