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Sharing AI 架站平台教學

用文章經營搜尋流量：文章管理、分類與發布流程

作者：JamXu更新日期：2026-10-10

為什麼要「管理」文章？寫好一篇和經營一整區是兩件事

很多公司開始寫文章，是因為聽說「有在發文的網站比較容易被搜尋到」。前十篇通常寫得很認真，但寫到第三十篇、第五十篇時，問題就浮現了：同一個主題寫過兩三次、舊文章的價格與流程早就不對、分類越開越多卻每類只有一兩篇。

文章管理，指的是決定文章要寫什麼、放在哪裡、什麼時候發布、由誰把關，以及什麼時候該更新或下架的一整套做法。它和寫作技巧是兩件事：寫作決定一篇文章好不好讀，管理則決定整個文章區能不能持續帶來流量與詢問，而不是隨著篇數增加變得越來越亂。

這篇文章依照「先規劃位置、再設定欄位、接著定流程、最後做維護」的順序，整理一套中小企業可以長期照做的方法，並說明在 Sharing AI 架站平台的文章管理裡，各項設定分別在哪裡。

先分清楚：文章、頁面、分類列表與標籤各自負責什麼

規劃文章區之前，先把幾個常被混用的名詞分清楚。網站上的內容大致可以分成「固定頁面」與「持續增加的文章」兩種：固定頁面像是首頁、服務介紹、關於我們與聯絡我們，數量少、很少變動；文章則會一篇一篇累積，需要靠分類與列表來整理，而不是逐篇放進選單。

在 Sharing AI 裡，文章本身不需要一篇一篇加到選單。做法是先在頁面管理建立一個列表頁，在頁面上加入文章類的列表區塊，再到每篇文章的「發佈文章」分頁勾選要出現在哪個列表。後台的說明寫得很直接：若沒有可勾選的位置，要先到想發佈的頁面新增「單一文章區塊」或「多篇文章區塊」，再回來勾選。

這樣選單只需要放一個「知識文章」入口，文章再多也不會讓選單變長。整個網站的頁面與選單該怎麼分層，網站頁面架構與選單規劃一文已有完整說明，本文只處理文章這一區。

分類怎麼規劃：用顧客關心的主題，而不是公司的部門

分類是文章區的骨架。分得好，訪客能從分類頁找到同一主題的一系列文章；分得不好，分類名稱只有內部人看得懂，或是每個分類都只有一兩篇。規劃時可以照下面的順序進行。

1. 列出未來半年到一年預計要寫的文章題目，至少二十個；題目來自顧客常問的問題、業務每天回覆的內容，以及搜尋資料中看得到的需求
2. 把題目依「顧客想解決的問題」分組，而不是依公司部門或產品線分組；同一組的文章，讀者通常會連著讀
3. 替每一組取一個顧客聽得懂的名稱，四到八個字為宜，例如「裝修預算與報價」比「財務資訊」清楚
4. 檢查每組的題目數量：少於三篇的組別先併到相近的分類，等文章累積夠了再拆出來
5. 替每個分類寫一段兩三句的介紹，說明這個分類適合誰讀、可以解決什麼問題，放在分類頁的文章列表上方

分類數量沒有固定標準，但對多數中小企業網站來說，三到七個通常就夠用。分類越多，每個分類分到的文章越少，列表頁也越容易變成只有幾行標題的空頁面。比起一開始就開十個分類，先開少數幾個、讓每一類都有足夠的文章，訪客與搜尋引擎都比較容易看出你在哪些主題上有深度。

這張表的分類都是從顧客的問題出發，而不是公司的部門名稱。另外要注意一篇文章只放在一個主要分類：如果一篇文章同時出現在三個分類列表，讀者在不同列表反覆看到同一篇，反而會覺得內容不夠。真的跨主題的文章，可以用文中的連結或標籤補充關聯。

一個分類，就是一個值得經營的列表頁

分類頁本身也可能出現在搜尋結果裡，所以最好有自己的標題與一段介紹。本站知識庫的每個主題頁，就是先用一段文字說明主題與學習順序，下方才是自動收集的文章列表。

標籤怎麼用：少而固定，才不會變成另一個雜物間

標籤和分類最大的不同，是一篇文章只放一個主要分類，但可以有好幾個標籤。分類像書櫃的層架，決定文章放在哪裡；標籤比較像貼在書背上的便利貼，用來標記地區、產業、適用對象或文章類型等跨分類的特徵。

標籤最常見的問題是越用越亂。每寫一篇就順手新增幾個標籤，半年後後台出現幾十個只用過一次的標籤，「SEO」「seo」「SEO 優化」「網站 SEO」同時存在，沒有人知道該選哪一個。要避免這種狀況，可以先訂好規則：

• 標籤清單由一個人負責維護，寫手只能從既有清單挑選，需要新標籤時提出申請
• 同一個概念只留一種寫法，英文大小寫、全形半形與空格都先統一
• 一個標籤至少要能套用在三篇以上的文章；只會用到一次的詞，放進文章內文就好
• 每篇文章的標籤控制在一到三個，挑最能幫助讀者或管理者篩選的特徵
• 不要用標籤重複分類名稱；分類已經叫「裝修預算」，標籤就不需要再有「預算」

在 Sharing AI 裡，標籤在每篇文章的「分類標籤」分頁設定，欄位可以「選擇或新增標籤」。正因為新增很容易，更需要事先訂好清單；建議把標籤清單與每個標籤的用途寫在團隊共用的文件裡，每季檢查一次有沒有可以合併的重複標籤。

在 Sharing AI 建立文章：基本設定分頁的每個欄位

在 Sharing AI 後台進入「文章管理」，按「新增文章」就會看到文章的設定畫面。畫面上方分成八個分頁：基本設定、標題與內容、同步區塊（放置於文章尾端）、發佈文章、分類標籤、自動目錄、延伸閱讀，以及結構化標記設定（FAQ 常見問題）。第一個分頁的欄位決定文章「會不會被看到、在哪裡被看到」，建議每一篇都逐項確認。

置頂順序：只留給真正需要固定在前面的文章

置頂順序很好用，但用多了就會失去意義。如果每篇文章都填一個數字，列表就不再是「新文章在上面」，而是變成一份需要人工維護的排序表，之後每發一篇新文章都得重新調整。比較好的做法是只替兩三篇入門文章或最重要的指南填置頂數字，其他文章留空，讓系統依發佈日期由新到舊排列。

自訂連結：第一次就決定好，之後盡量不要改

後台在自訂連結旁的提示寫得很清楚：強烈建議第一次建立就填寫，否則系統會給亂數連結；填寫後雖然可以變更，但不建議頻繁更換，特別是已經有關鍵字排名的文章。連結以小寫英文為主，空白、問號與特殊符號無法使用，句子可以用連字號連接，例如 how-to-choose-flooring。

建議訂一個全站一致的命名規則：用文章主要關鍵字翻成三到五個英文單字，不放年份與流水號，文章日後更新時網址才不會變成錯誤資訊。

標題、描述與預覽圖：決定文章在搜尋與分享時長什麼樣子

「標題與內容」分頁有三個欄位：文章標題、作者與文章描述，下方才是編輯器。欄位下方會即時顯示字數，並提示標題建議 25–32 字、描述建議 50–76 字。後台的提示也說明了這兩個欄位的用途：標題是搜尋結果的主要大字，也是分享到 Facebook、LINE 等社群時的主要標題；描述則是搜尋結果的小字說明，分享時也會顯示。

對文章管理來說，標題與描述最需要注意的不是單篇寫得多漂亮，而是「全站不要重複」。當文章累積到幾十篇，很容易出現好幾篇標題都以「SEO 是什麼」開頭、描述都套用同一段公司介紹的情況。讀者在搜尋結果看到幾個幾乎一樣的標題，很難判斷該點哪一個。標題與描述的寫法，本站已整理在SEO 標題與描述怎麼寫，這裡只談管理面的做法。

用 Meta 助手一次檢查全站的標題與描述

單篇檢查容易漏掉重複，比較有效率的做法是定期把全站的標題與描述攤開來看。Sharing AI 的整合工具裡有一個「Meta 助手」，會把網站的頁面列成一張表，顯示每一筆的類型、顯示狀態、Meta 標題與 Meta 描述，並依完成程度標示「待填寫」「需改善」「已完成」，上方還有整體完成度。建議每個月看一次「待填寫」與「需改善」兩個篩選，順便掃過整張表，找出彼此太相似的標題。

預覽圖：統一比例與風格，列表才會整齊

預覽圖會出現在多篇文章的列表裡，是讀者決定要不要點進去的第一印象。同一個列表最好統一預覽圖比例（後台預設為橫式 4:3）與版型，例如固定底色、字體與標誌位置，只換標題文字，列表看起來才整齊。分享到社群時的預覽圖與 OG 設定，則在網站和社群怎麼串一文另外說明。

自動目錄、延伸閱讀與文章尾端：讓讀者讀完還想繼續看

一篇文章被讀完之後，下一步要帶讀者去哪裡，是文章管理裡最常被忽略的一環。Sharing AI 的文章設定中有三個分頁和這件事有關：自動目錄、延伸閱讀，以及放在文章尾端的同步區塊。

延伸閱讀特別值得花一點時間手動設定。隨機挑選的結果，可能讓一篇講報價的文章後面接著徵才公告，讀者自然不會再點。手動挑選時可以想一個問題：讀完這篇的人，下一個最可能想知道什麼？通常是同一個分類裡更深入的一篇、下一個步驟的一篇，再加上一篇相關的服務說明。至於文中與文末的站內連結該怎麼安排、錨點文字怎麼寫，內部連結策略一文有完整的方法。

文章尾端的同步區塊，適合放作者介紹、詢問按鈕或 LINE 連結這類每篇都需要的內容。改一次就會同步到所有選取它的文章，所以修改前要先確認文字與連結正確。

FAQ 結構化標記：內容要和文章裡看得到的一致

最後一個分頁「結構化標記設定（FAQ 常見問題）」有一個開關，啟用後可以新增 FAQ 問答。這裡填的內容會以結構化資料的形式提供給搜尋引擎，所以必須和文章中讀者實際看得到的問答一致；文章裡沒有寫的問題，不要只放在這裡。文章改版時若刪改了 FAQ，也要記得回來同步修改。

發布位置與排程：顯示日期區間怎麼用

「發佈文章」分頁列出網站中所有文章列表區塊的位置，勾選後儲存，文章就會出現在對應的列表裡，而且可以複選。複選很方便，但前面提過，同一篇文章出現在太多列表會讓列表之間的差異變小；建議每篇文章只勾選一個主要分類的列表，最多再加上首頁的「最新文章」區塊。

顯示日期區間則是排程與限時文章的工具。它有開始與結束兩個日期：開始日期決定文章從哪天起出現在頁面上，沒有填開始日期的文章不會顯示；結束日期可以留空，代表永久顯示。實務上可以這樣運用：

• 預先排程：文章審稿完成但想在固定時間發布，先把開始日期設在預定日期，搭配每週固定的發布節奏
• 限時活動：優惠或活動說明文章設定結束日期，避免活動結束後還留在列表上誤導讀者
• 節奏管理：一次寫好多篇時，不要同一天全部發出，依每週一到兩篇的節奏分散開始日期，讓列表持續有新內容

限時文章到期後，網址的去向要另外決定：每年都辦的活動可以保留同一網址、明年更新內容；一次性活動則把網址轉到相關的服務頁或活動總覽頁，不要讓過期內容繼續被搜尋到。

一套可以照做的發布流程：從企劃到上線的七個關卡

文章管理真正的核心，是讓每一篇文章都走過同樣的流程。人少的公司不需要複雜的系統，一份共用試算表加上固定的檢查順序就夠用。下面是一個適合兩到五人團隊的流程，每一關都寫明要確認的事情與負責的人。

1. 企劃：寫下這篇文章要回答的問題、目標讀者與預計歸屬的分類；先在網站上搜尋同主題的舊文章，有相同主題就改為更新舊文，而不是新開一篇；題目是否真的有人搜尋，可以用關鍵字研究的方法確認
2. 撰寫草稿：依企劃單寫作；寫作方法依團隊規範，可以參考SEO 文章寫作教學，若使用AI 編寫助理產生初稿，事實與數字一定要由人核對
3. 填寫欄位：在後台建立文章並先設為隱藏，填好自訂連結、標題、描述、作者、預覽圖、分類標籤與發佈位置
4. 預覽與自我檢查：用電腦與手機各看一次，確認標題層級、圖片、表格與連結都正常
5. 審稿：由撰稿人以外的人檢查事實、數字、用語與品牌語氣，並確認沒有承諾無法保證的效果
6. 發布：設定顯示日期區間與顯示狀態，發布後到網站實際打開文章與所屬列表，確認位置與排序正確
7. 發布後追蹤：記錄發布日期，兩到四週後在 Search Console 查看文章是否已被收錄、出現在哪些查詢；新文章可用網址審查工具確認狀態

第一關的「先查舊文章」最容易被跳過，卻是避免文章互相競爭最有效的一步。如果網站已經有一篇在講類似的主題，把新的資訊補進舊文章，通常比再寫一篇新的更有幫助。第七關需要的收錄查詢與成效報表，在Google Search Console 使用教學中有逐步說明。

企劃表與內容行事曆：讓發文節奏穩定下來

文章經營最常見的失敗，不是寫得不好，而是寫一陣子就停了。用一份企劃表管理所有題目，可以讓發文節奏比較穩定，也方便看出哪些分類文章太少、哪些題目已經寫過。企劃表不需要複雜，以下幾個欄位就足夠：

發文頻率要以「能長期維持」為準，每週一篇持續一年，通常比一個月衝十篇、之後停擺半年更有幫助。也不需要為了湊數而寫：依 Google 的實用內容指南，大量新增內容或移除大量舊內容，只為了讓網站看起來「更新鮮」，並不會提升整體排名。

文章多了以後：定期盤點、更新、合併與下架

文章累積到二三十篇之後，就需要定期盤點。盤點的目的不是刪文章，而是讓每篇文章都有明確的去向：值得保留的維持現狀、內容過時的更新、主題重複的合併、已經沒有價值的下架或轉址。建議每季做一次，每次花半天時間。

在 Sharing AI 的文章管理列表中，可以看到每篇文章的標題、自訂連結、排序、瀏覽次數、狀態與發佈日期，也能依狀態與發佈日期篩選，並把列表匯出成 Excel。盤點時把列表匯出，再加上 Search Console 的曝光與點擊資料，就能逐篇判斷該怎麼處理。

合併文章的步驟

1. 決定要保留哪一篇：通常選曝光較多、網址較好的那一篇
2. 把另一篇中有價值、保留文章還沒有的內容整理進去，重新順過段落，不要只是貼在文末
3. 更新保留文章的標題、描述與 FAQ，讓它涵蓋合併後的完整主題
4. 在「重新導向網址」把被合併的舊網址設定 301 轉到保留的文章，再把舊文章隱藏
5. 用「內容搜尋與取代」或逐頁檢查，把站內其他文章指向舊網址的連結改成新網址
6. 實際打開舊網址，確認會直接轉到保留的文章，而不是出現錯誤頁或多次轉址

更新文章時，也要避免只改日期不改內容。Google 的實用內容指南在自我評估問題中直接點出：變更網頁日期、營造看起來很新的假象，但內容其實沒有什麼更新，是需要避免的做法。實質更新後，把文章上的更新日期改成當天即可；怎麼判斷一篇文章該不該改寫、改寫時要調整哪些段落，在SEO 文章寫作教學的更新一節有更完整的說明。

多人協作：權責、異動記錄與編輯規範

當文章由兩個人以上維護，問題通常不是「不會操作」，而是「不知道誰改了什麼」。有人把價格改了卻沒通知、有人調整了同步區塊導致所有文章結尾都變了、有人改了自訂連結卻沒設定轉址。要避免這些狀況，可以從三個方向著手。

一、寫下編輯規範

把團隊的寫作與格式規則寫成一頁文件，新同事加入時先讀過。內容不需要很長，但要涵蓋最常出錯的地方：品牌與產品名稱的固定寫法、數字與單位的格式、圖片的檔名與替代文字規則、外部連結可以連到哪些來源、作者欄位怎麼填，以及哪些內容必須經過主管確認（例如價格、承諾與法規相關說明）。

二、善用異動記錄

Sharing AI 後台的「異動記錄」可以查看誰在什麼時間修改了哪筆資料，並檢視修改前後的差異。發現文章內容被改錯時，先從異動記錄找到修改的時間與內容，再決定怎麼還原，比憑記憶猜測可靠得多。建議內容負責人每週固定看一次異動記錄，順便掌握這週有哪些文章被更新。

三、影響多篇文章的修改要先確認

修改文章尾端的同步區塊、用「內容搜尋與取代」批次替換文字，或調整文章列表區塊，都會一次影響很多篇文章。這類修改先在一篇上確認效果再全面套用；批次取代前先搜尋一次，看清楚會影響哪些頁面。

文章發布前後的管理檢查清單

下面這份清單著重在「管理」面：文章有沒有放對位置、欄位有沒有填齊、後續有沒有人追蹤。內容本身的寫作檢查（搜尋意圖、段落結構、事實核對），請搭配寫作教學中的發布前清單一起使用；整個網站第一次上線時，則可以參考上線前的檢查清單。

1. 已在網站上搜尋過同主題文章，確認這篇不是重複的題目
2. 文章只歸屬一個主要分類，標籤一到三個，且都來自既有的標籤清單
3. 自訂連結是小寫英文加連字號，沒有年份與流水號
4. 標題與描述字數在建議範圍內，且和站內其他文章不重複
5. 發佈位置只勾選主要分類列表，必要時加上首頁最新文章區塊
6. 顯示日期區間已設定開始日期；限時內容已設定結束日期
7. 審稿人已確認事實、數字與用語，並在電腦與手機上各看過一次
8. 發布後已實際打開文章與列表頁，並在企劃表記錄發布日期與預計回頭檢查的時間

下一步：先建好列表頁與企劃表，再開始寫第一篇

把這篇的重點濃縮成一句話：先決定文章放在哪裡，再開始寫。具體來說，就是先規劃三到七個分類、建立對應的列表頁、訂好標籤清單與網址規則，再用一份企劃表管理所有題目與流程。這些準備花不到一天，卻能讓之後的每一篇文章都有清楚的位置，文章區也不會隨著篇數增加而變得混亂。

在 Sharing AI 上動手時，可以依照Sharing AI 架站平台教學的順序建立頁面與文章列表；想了解平台方案與功能差異，可以參考Sharing AI 架站平台介紹。如果希望有人協助規劃內容策略、文章主題與搜尋成效追蹤，也可以了解分享家的SEO 服務，或直接與我們聯絡。